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Die formale Kündigung
Formalien, Fragen und alles, was Sie wissen müssen.
Das richtige Kündigungsschreiben
Wir haben Ihnen Muster, Vorlagen und Tipps & Tricks zusammengestellt. Lesen Sie den ganzen Artikel, damit Sie wissen, welche Fehler Sie vermeiden sollten.
Wollen Sie Ihr bestehendes Arbeitsverhältnis beenden, lassen Sie Ihren Arbeitgeber ein Kündigungsschreiben zukommen. Dabei haben Sie als Arbeitnehmer/in ein paar Sachen zu beachten, um eine wirksame Kündigung zu gewährleisten – dazu später mehr.
Weist Ihr Schreiben Fehler auf, ist Ihre Kündigung ungültig und das Beschäftigungsverhältnis nicht aufgelöst. Damit Sie Ihren Job so beenden können, wie Sie es sich vorstellen, zeigen wir Ihnen, wie Sie eine korrekte Kündigung erstellen und weisen Sie darauf hin, welche Vorschriften Sie bei der Kündigung beachten müssen.
Formvorschriften für das Kündigungsschreiben
Damit Sie formell korrekt kündigen können, benötigen Sie kaum Text. Je kürzer und präziser Ihr Schreiben ist, desto weniger Spekulationsraum und Chancen zum Anfechten gibt es. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie die formalen Regeln beachten und gegebene Fristen einhalten.
Vorgaben zum Kündigungsschreiben: Eine Übersicht
Für die Schriftform: Entsprechend des § 623 BGB muss eine Kündigung „schriftlich“ (das bedeutet auf Papier) eingereicht werden. Eine mündliche Kündigung ist rechtlich unwirksam. Ebenso sind Kündigungsschreiben per E-Mail, SMS, Fax oder per Messenger-Diensten nicht rechtskräftig.
Die Eindeutigkeit: Die Aussage zur Kündigung muss „eindeutig“ und unmissverständlich sein. Daher sollten Sie keine Konjunktive, langen Ausführungen oder Worthülsen verwenden. Den Arbeitgebenden muss eines ganz klar sein: Sie kündigen Ihre Stelle. Um dies klar zum Ausdruck zu bringen, reicht es im Betreff das Wort „Kündigung“ zu schreiben, oder den ersten Satz mit der Formulierung „Hiermit kündige ich…“ zu beginnen.
Der Zeitpunkt: Ihr Kündigungsschreiben muss ein Datum benennen, zu dem die Kündigung gilt. Ist Ihnen das Datum nicht bekannt, können Sie „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ schreiben.
Die Unterschrift: Absolute Pflicht ist, dass Ihr Kündigungsschreiben von Ihnen eigenhändig und mit vollem Namen (Vor- und Nachname) unterschrieben werden muss. Andernfalls ist es nicht rechtskräftig. Auch elektronische oder eingescannte Unterschriften sind nicht rechtskräftig.
Der Eingang/Zugang: Der „Eingang“ oder „Zugang“ ist entscheidend, um zu bestimmen, wann Ihre Kündigung gültig wird. Übergeben Sie das Kündigungsschreiben persönlich (im Idealfall vor Zeugen), ist es sofort gültig. Dasselbe gilt, wenn Sie die Kündigung in Ihrer Personalabteilung abgeben. Versenden Sie Ihre Kündigung mit der Post, gilt sie erst als „empfangen“, sobald sie im Machtbereich des Kündigenden ist. Damit dies möglich ist, können Sie das Schreiben in den Briefkasten werfen oder an der entsprechenden Poststelle abgeben.
Das Kündigungsschreiben: Der Aufbau & der Inhalt
Wie bei so vielem, steckt auch bei einem Kündigungsschreiben der Teufel im Detail. Beim Verfassen einer Kündigung sollten Sie die folgenden Punkte beachten:
Achten Sie bei dem Schreiben auf die Korrektheit aller Angaben und prüfen Sie die Rechtschreibung mehrfach. Fehler können zur Ungültigkeit des Kündigungsschreibens führen!
Der Briefkopf
Zunächst beginnen Sie mit der Angabe Ihrer persönlichen Daten. Geben Sie Ihren vollständigen Namen und die aktuelle Anschrift an. Unter Ihren Angaben folgen die Angaben zum Empfänger. Die ist in aller Regel der Firmenname sowie die dazugehörige Anschrift.
Das Datum
Zwei Datumsangaben sind für ein Kündigungsschreiben unablässig. Zum einen müssen Sie das Datum zur Fristwahrung (oben rechts) angeben und zum anderen auch das Datum zu dem das Arbeitsverhältnis aufgelöst werden soll. Dabei sollten Sie immer die gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Kündigungsfristen berücksichtigen.
Der Betreff
Wie jedes offizielle Dokument benötigt das Kündigungsschreiben eine Betreffzeile. Aus Gründen der Eindeutigkeit sollte hier „Kündigung“ stehen. Dazu können Sie entweder Ihre Personalnummer angeben oder das Datum, an dem der Arbeitsvertrag unterschrieben wurde oder enden soll. Beispiel:
Kündigung meines Arbeitsvertrages zum TT.MM.JJJJ
Meine Personalnummer: MM987654-123
Die Anrede
Die Kündigung muss sich an eine zuständige Person richten, nicht an „Sehr geehrte Damen und Herren“. Arbeitnehmer adressieren die Kündigung entweder an Chef oder Personalabteilung. Wer zuständig ist: vorher erfragen!
Die Kündigungserklärung
Grundlegender Inhalt im Kündigungsschreiben ist die Kündigungserklärung. Also die unmissverständliche Aussage, dass Sie das Arbeitsverhältnis beenden wollen. Diese befindet sich zwingend im Einleitungssatz. Beispiel:
- „Hiermit erhalten Sie meine Kündigung meines Arbeitsvertrag zum TT.MM.JJJJ.“
- „Ich kündige Ihnen hiermit fristgerecht und ordnungsgemäß meinen aktuellen Arbeitsvertrag zum nächstmöglichen Termin.“
- „Unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist zum TT.MM.JJJJ kündige ich hiermit meinen Arbeitsvertrag.“
Die Begründung (freiwillig)
Sie müssen Ihrem Arbeitgeber nicht mitteilen, warum Sie das Beschäftigungsverhältnis auflösen wollen – dieser Teil ist freiwillig. Falls Sie aber erklären möchten, warum der Wechsel für Sie notwendig ist, können Sie dies tun. Allerdings sollten Sie dabei die Contenance bewahren und Ihre Begründung möglichst formal formulieren. Wir haben Ihnen ein paar Beispielsätze zusammengetragen, die Ihnen hoffentlich dabei helfen Ihre Kündigung passend zu formulieren:
- „Aus persönlichen Gründen habe ich mich dazu entschieden, das bestehende Arbeitsverhältnis aufzulösen.“
- „Aus gesundheitlichen Gründen ist es mir nicht möglich meine Beschäftigung bei und mit Ihnen fortzusetzen.“
- „Mangelnde Perspektiven im Unternehmen zwingen mich dazu, den Arbeitsvertrag zu kündigen und mich beruflich anderweitig umzusehen.“
Die Danksagung (freiwillig)
Wollen Sie Ihrer Kündigung noch ein paar warme Worte anhängen, können Sie am Ende Ihres Kündigungsschreibens eine Danksagung anfügen. Darin können Sie sich für die vergangene Zusammenarbeit bedanken. Dies ist eine Geste, die von Größe und Respekt gegenüber dem Unternehmen zeugt. Hier reichen ebenfalls ein bis zwei Sätze, um Ihren Dank auszudrücken. Wir haben Ihnen ein paar Beispielsätze zusammengetragen, die Ihnen hoffentlich dabei helfen sich für Ihre Zusammenarbeit zu bedanken:
- „Zuletzt möchte ich mich für die gute Zusammenarbeit mit Ihnen bedanken. Ich konnte eine Menge für meinen weiteren beruflichen Werdegang lernen und durfte mit tollen Kolleg:innen zusammenarbeiten. Für die Zukunft wünsche ich Ihnen und dem Unternehmen alles Gute.“
- „Ich bedanke mich für das Vertrauen ihrerseits und die positive Zusammenarbeit. Sowohl persönlich als auch beruflich konnte ich mich.“
- „Hiermit bedanke ich mich für die angenehme Zeit bei Ihnen im Unternehmen. Ich konnte zahlreiche persönliche und berufliche Erfahrungen sammeln. Dafür möchte ich mich herzlich bei Ihnen und der gesamten Belegschaft bedanken.“
Die Empfangsbestätigung (freiwillig)
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Kündigung eingegangen ist, können Sie sich den Empfang der Kündigung bestätigen lassen. Zwar können Sie um die Bestätigung bitten, allerdings ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet. Um absolut sicher zu sein, sollten Sie die Kündigung vor Zeugen übergeben oder die Kündigung als Einschreiben per Post zustellen lassen. Die Bitte nach einer Empfangsbestätigung des Kündigungsschreibens kann nicht schaden und ist nicht kompliziert. Wir haben Ihnen ein paar Beispielsätze zusammengetragen, die Ihnen hoffentlich dabei helfen um eine Empfangsbestätigung zu bitten:
- „Bitte bestätigen Sie mir kurz den Eingang meiner Kündigung in schriftlicher Form.“
- „Ich bitte darum, dass Sie mir den Erhalt meiner Kündigung schriftlich bestätigen.“
- „Bitte bestätigen Sie mir Erhalt der Kündigung und die Korrektheit des genannten Kündigungsdatums in schriftlicher Form.“
- „Ich möchte Sie darum bitten, mir den Erhalt des Kündigungsdatums und meiner Kündigung zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses zu bestätigen.“
Die Bitte nach einem Arbeitszeugnis (Empfohlen)
Wenn Sie Ihren Arbeitgeber verlassen, können Sie sich ein Arbeitszeugnis ausstellen lassen. Dies hilft künftigen Arbeitgebern, bei denen Sie sich bewerben wollen, dabei einen Eindruck von Ihrer Arbeitsweise zu erhalten. Da Ihnen ein solches Dokument dabei helfen kann einen neuen Job zu bekommen, sollten Sie immer um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bitten. Als Arbeitnehmer:in haben Sie einen gesetzlichen Anspruch, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen ein Arbeitszeugnis ausstellt. Auch hier haben wir Ihnen ein paar Beispielsätze zusammengetragen, die Ihnen hoffentlich dabei helfen um die Ausstellung eines adäquaten Arbeitszeugnisses zu bitten:
- „Im Weiteren möchten um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses bitten.“
- „Zusätzlich möchte ich Sie darum bitten, mir ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen. Bitte senden Sie mir das Schreiben an die oben genannte Adresse.“
- „Ich bitte Sie um die Ausstellung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses.“
Die Unterschrift
Zu guter Letzt können Sie noch eine Grußformel an Ihr Schrieben anhängen. Absolute Pflicht ist allerdings, dass Sie Ihre Unterschrift unter das Kündigungsschreiben setzen. Ohne eine Unterschrift ist die Kündigung nicht rechtskräftig. Dabei reicht es nicht, wenn Sie ein Bild der Unterschrift einfügen oder Ihren Namen tippen. Sie können das Schreiben auch mit einer klassischen Grußformel beenden, das dann in der Ihrer Unterschrift endet. Halten Sie sich dabei dann die Klassiker „Mit freundlichen Grüßen“ und „Mit besten Grüßen“, gefolgt von Ihrer Unterschrift – Mit Füller oder Kugelschreiber.
Wir wünschen viel Erfolg
Wenn Sie sich zu einer Kündigung entschieden haben, wollen wir Ihnen zu diesem Schritt gratulieren. Ein Wechsel heißt immer auch, dass ein neuer Schritt bevorsteht. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg.
Fazit: Papier, Klartext, Unterschrift
Ein Kündigungsschreiben gilt nur auf Papier, mit klarer Erklärung und eigenhändiger Unterschrift mit vollem Namen. So verlangt es § 623 BGB. E-Mail, SMS, Fax oder Messenger reichen nicht. Ins Schreiben gehören Briefkopf, Datum und der Betreff „Kündigung“. Die Kündigungserklärung steht im ersten Satz, dazu das Enddatum des Arbeitsverhältnisses. Eine Begründung ist freiwillig. Die Bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wird empfohlen. Halten Sie es kurz. Und prüfen Sie jede Angabe mehrfach.
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