Telefoniere, um dir den Ausbildungsplatz zu sichern

Mit einem Anruf einen Vorteil sichern

Du hast die Bewerbung geschrieben, der „Senden“-Button fast gedrückt. Doch halt: Wenn du vorab zum Hörer greifst, zeigst du Initiative und sicherst dir vielleicht einen wertvollen Vorsprung. So ein strategisches Telefonat kann der entscheidende Türöffner für dich und dein Vorstellungsgespräch sein. Wir wollen dir zeigen, wie du professionell glänzt.

Was bringt dir der Anruf?

Mit einem Anruf vor der eigentlichen Bewerbung kannst du dir nicht nur Informationen beschaffen, sondern hast auch eine Chance, um eine erste persönliche Verbindung zum Personalverantwortlichen aufzubauen. Wenn später dein Name auf dem Schreibtisch landet, bist du nicht mehr ganz unbekannt, sondern – im Idealfall! – die freundliche Stimme von neulich. Du bleibst also im Gedächtnis und kannst wichtige Infos zum Bewerbungsprozess bekommen, die du in dein Anschreiben einfließen lassen kannst. Das bringt dir einen ordentlichen Vorteil!

Bereite dich gut vor – Wissen hilft enorm

Bevor du die Nummer vom Unternehmen wählst, musst du deine Hausaufgaben machen. Ein unvorbereiteter Anruf wirkt eher störend als engagiert. Also erst einmal über das Unternehmen und die Ausbildungsplätze informieren.

Mache einen Deep Dive: Checke auf jeden Fall die Unternehmenswebsite und die Social-Media-Kanäle (auch LinkedIn und Xing), um herauszufinden, wer die Kontaktperson ist. Außerdem solltest du dich darüber informieren, in welcher Branche du vielleicht arbeiten wirst und was die aktuellen Projekte der Firma sind. Natürlich willst du zu deinem Ansprechpartner auch eine Nummer herausfinden. Diese ist nicht immer verfügbar, also kannst du auch über die zentrale Nummer anrufen und dich weiterleiten lassen.

Bereite das Gespräch vor: Habe die Stellenausschreibung geöffnet, deinen Lebenslauf vor Augen und einen Notizblock mit Stift bereit, um dir Notizen zu machen. Auch solltest du dir einen ruhigen Ort ohne Hintergrundgeräusche suchen. Achte darauf, dass du vollen Empfang hast und falls du mit Kopfhörern arbeitest, dass diese aufgeladen sind.    
Kleiner Tipp: Kopfhörer sorgen für eine freie Gestik, weniger Ablenkung und eine entspanntere Stimme.

Deine Stimme: Du willst dich nicht verhaspeln, also solltest du leichte Lockerungs- und Stimmübungen machen. Suche nach einem kurzen Tutorial und mache es, auch wenn es vielleicht komisch erscheint. Gerade, wenn du das freie Sprechen nicht so gewohnt bist oder aufgeregt bist, dann sind das wichtige Übungen.
Das „Lächeln-Prinzip“: Es klingt banal, ist aber effektiv: Lächle beim Sprechen. Man sieht dich zwar nicht, aber man hört deine positive Ausstrahlung durch das Telefon. Das erzeugt Sympathie, was deine Chancen deutlich steigert.

Timing: Wann ist der beste Moment für einen Anruf?

Wie die meisten Abteilungen, haben auch Personalabteilungen feste Rhythmen. Wer montags um 9:00 Uhr anruft, landet mitten im Wochenmeeting und stört. Wer freitags um 14:00 Uhr anruft, erwischt das Team oftmals nicht nur schon gedanklich im Wochenende.    
Halte dich daher an die „Golden Hours“. Für Bewerbertelefonate liegen diese Zeiten in der Regel Dienstags bis Donnerstags zwischen 10:00 und 11:30 Uhr, aber auch zwischen 14:00 und 15:30 Uhr.

Das Telefonat: Kurz, präzise, professionell

Denk daran: Am anderen Ende der Telefonleitung ist eine Person, die dir wahrscheinlich sehr hilfsbereit gegenübersteht. Also sei höflich, stelle deine Fragen und versuch das Gespräch kurz zu halten. Die andere Person muss nämlich weiterarbeiten.

Damit dein Gespräch vernünftig verläuft, kannst du dich grob an dem folgenden Gesprächsaufbau orientieren:

Der Anfang:
Hast du die direkte Durchwahl deines Ansprechpartners? Wenn nicht, landest du wahrscheinlich erst einmal in der Zentrale, wo du dich freundlich vorstellst und dann um eine Vermittlung zu deiner Ansprechperson bittest. Gegebenenfalls musst du einmal kurz erklären, worum es geht.
Wichtig ist, dass du immer respektvoll vorgehst. Stelle dich vor und frage am besten, ob dein Gesprächspartner kurzen Zeit für dich hat.

Dein Opener:
„Hallo Herr/Frau [Jeweilige/r Ansprechpartner/in], haben Sie gerade zwei Minuten Zeit für mich? Ich habe ein paar kurze Fragen zu dem ausgeschriebenen Ausbildungsplatz.“

Im Gespräch:
Sei locker, sprich ganz normal und versuche ruhig zu atmen. Du brauchst nicht aufgeregt zu sein, du willst nur ein paar Informationen haben. Konzentriere dich auf deine Fragen und die Antworten der anderen Person und gleich hast du es dann auch schon geschafft.

Das Ende des Gesprächs:
Zum Abschluss immer bedanken! Du hast soeben die Zeit einer Person in Anspruch genommen und sie nach Informationen gefragt. Das Mindeste ist, dass du dich am Ende für die Zeit und den Input bedankst. Das sind Manieren, die du unbedingt anwenden musst.

Deine Fragen:

Jetzt kannst du endlich die Fragen loswerden, die dir schon immer unter den Nägeln gebrannt haben. Dafür solltest du dir im Vorfeld Gedanken darüber machen, was du wissen willst. Stelle smarten Fragen, die zeigen, dass du dich mit der Stelle, dem Unternehmen und dem Thema Ausbildung bereits auseinandergesetzt hast. Kurzum, stelle Fragen, die dich interessieren und die noch nicht in der Stellenanzeige beantwortet wurden.

Mögliche Fragen (Wichtig: Übernimm die Fragen nur, wenn dich die Antwort wirklich interessiert!)

• „Gibt es eine bestimmte Fähigkeit, die in der Stellenausschreibung vielleicht nicht explizit genannt wurde, die Ihnen bei einem Bewerber aber besonders wichtig ist?“
• „Ich habe jetzt keinen näheren Hinweis gefunden, aber gäbe es die Möglichkeit den Betrieb einmal zu besichtigen oder sogar einen Probetag zu absolvieren?“
• „Ich habe gesehen, dass XYZ Teil der Ausbildung sein wird, dazu habe ich noch einmal folgende Frage.“
• „Haben Sie bestimmte Vorgaben zur Formatierung und dem Umfang der Bewerbungsunterlagen?“
• „Ich war mir nicht ganz sicher, ob Ihnen meine [besondere Zeugnisse/Qualifikationen/Nachweise] für eine Bewerbung wichtig sind, daher dachte ich, ich frage Sie einfach vorab noch einmal.“

Du kannst verschiedene Fragen stellen, wichtig ist, dass du den Eindruck vermittelst an der Antwort wirklich interessiert zu sein. Du kannst auch Fragen zu der Ausbildungsvergütung stellen, falls du beispielsweise in eine andere Stadt ziehst und ausgerechnet hast, wie viel Geld du mindestens jeden Monat bräuchtest, um diese Ausbildung überhaupt antreten zu können.

Das Follow-up: Den Schwung nutzen

Das Telefonat war erfolgreich? Dann warte nicht lange, sondern passe deine Bewerbung an und schicke sie ab. Adressiere die Mail an den richtigen Ansprechpartner und bedanke dich in deiner Mail noch einmal für das nette Gespräch von eben.

Das kannst du beispielsweise so formulieren:

„Hallo Herr/Frau [Name der Person mit der du telefoniert hast],    
vielen Dank noch einmal für das aufschlussreiche Telefonat. Unser Gespräch über [Thema X] hat mich darin bestärkt, mich bei Ihnen für eine Ausbildung als [Deine Wunschausbildung] zu bewerben. Anbei finden Sie meine Unterlagen. Ich freue mich darauf von Ihnen zu hören und Sie in einem weiteren Gespräch von mir zu überzeugen – diesmal aber in Person.“

Fazit: Greif zum Hörer

Einige Menschen kostet es Überwindung zu telefonieren. Aber wenn du gute Fragen stellst, zahlt sich das fast immer aus. Du sammelst Informationen direkt an der Quelle und kannst diese direkt in dein Anschreiben einbauen. Wenn du freundlich bist, kannst du auch positiv im Gedächtnis bleiben und dir einen starken Vorteil für deine Bewerbung sichern. Also trau dich, ruf an und sicher dir deinen Ausbildungsplatz!