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Wie man einen Urlaubsantrag stellt

Was Sie wissen müssen, damit der Urlaub nicht ins Wasser fällt!

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Der Urlaubsantrag: Das sollte man wissen

Angesichts der Arbeitsbelastung wird ein Urlaub oft notwendig. Um jedoch ohne Sorgen verreisen zu können, muss man einen Urlaubsantrag stellen, der vom Arbeitgeber genehmigt werden sollte. Ohne eine solche Genehmigung Urlaub zu nehmen, wird nicht gutgeheißen und könnte sogar zur Kündigung führen. Doch keine Panik, das Verfassen eines Urlaubsantrags ist ein einfacher Prozess. Hier erfahren Sie, wie Sie einen Urlaubsantrag korrekt einreichen und erhalten nützliche Informationen zu diesem Vorgang.

Was ist ein Urlaubsantrag?

Arbeitnehmer sind laut Bundesurlaubsgesetz berechtigt, bezahlten Erholungsurlaub zu beanspruchen. Um diesen in Anspruch nehmen zu können, ist jedoch die Stellung eines Antrags erforderlich. Üblicherweise wird dieser Antrag von den Vorgesetzten genehmigt, die auch die zuständige Stelle für die Einreichung sind. In einigen Fällen kann jedoch auch die Personalabteilung verantwortlich sein. Viele Unternehmen haben den Prozess der Urlaubsantragstellung standardisiert und nutzen spezielle Formulare. Diese sind in der Regel auszufüllen und einzureichen. Sollte kein standardisierter Prozess vorhanden sein, ist es ratsam, im Arbeitsvertrag nach entsprechenden Bestimmungen zu suchen und einen individuellen Urlaubsantrag zu stellen.

Das Fehlen eines Formulars bedeutet nicht, dass kein Antrag erforderlich ist. Urlaub ohne genehmigten Antrag zu nehmen, kann ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen, einschließlich Abmahnungen bis hin zur Kündigung.

Wie stellt man einen Urlaubsantrag?

Es existieren keine standardisierten Regeln oder gesetzlichen Anforderungen für die Struktur eines Urlaubsantrags. Sie haben die Möglichkeit, Ihren Urlaub formfrei zu beantragen, wobei Sie die schriftliche Form per E-Mail oder auf Papier verwenden sollten. Ihr Antrag sollte folgende Angaben beinhalten:

  • Ihr vollständiger Name
  • Ihre Personalnummer, sofern vorhanden
  • Der Start- und Endtermin Ihres Urlaubs
  • Die Anzahl der Urlaubstage, die Sie in Anspruch nehmen möchten
  • Ihre eigenhändige Unterschrift
  • Die Bestätigung und Unterschrift Ihres Vorgesetzten

Auch wenn Sie Ihren Urlaub mündlich beantragen können, ist es ratsam, auf eine schriftliche Bestätigung zu bestehen, um für eventuelle spätere Differenzen abgesichert zu sein.

Welche Fristen gelten für den Urlaubsantrag?

Um sicherzustellen, dass Ihr Urlaubsantrag fristgerecht genehmigt wird, ist es ratsam, diesen nicht erst kurz vor knapp einzureichen. Planen Sie voraus und geben Sie Ihren Antrag rechtzeitig ab, sodass Ihr Vorgesetzter genügend Zeit zur Prüfung hat. Eine angemessene Vorlaufzeit ermöglicht es dem Unternehmen zudem, für die Dauer Ihrer Abwesenheit eine Vertretung zu organisieren. In dringenden Fällen, wie beispielsweise einem familiären Notfall, ist es selbstverständlich möglich, kurzfristig Urlaub zu beantragen, jedoch besteht die Möglichkeit, dass dieser Antrag nicht bewilligt wird.

Als allgemeine Regel gilt, dass Sie, insbesondere bei der Planung eines längeren Urlaubs, eine Vorlaufzeit von vier bis acht Wochen für Ihren Arbeitgeber einplanen sollten. Einige Unternehmen legen auch spezifische Zeiträume fest, in denen Mitarbeiter ihren bevorzugten Urlaub anmelden können.

Wie lange dauert die Genehmigung?

Es existiert leider keine gesetzliche Regelung, die einen Zeitrahmen vorschreibt, in dem Ihr Arbeitgeber Ihnen mitteilen muss, ob Ihr Urlaubsantrag genehmigt ist. Üblicherweise wird eine Entscheidung jedoch innerhalb einer Woche getroffen, manchmal kann es etwas länger dauern. Für eine schnellere Entscheidung könnte ein persönliches Gespräch hilfreich sein. Denken Sie daran, sich die Zusage schriftlich bestätigen zu lassen.

Wenn Sie sich um eine Vertretung während Ihres Urlaubs kümmern, könnte dies den Genehmigungsprozess beschleunigen. Idealerweise sollten Sie sich mit Ihren Kollegen abstimmen und Ihren Urlaub entsprechend planen, damit die Arbeitsbelastung im Team gleichmäßig verteilt bleibt.

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Kann Urlaub verweigert werden?

Gemäß § 7 Abs. 1 BUrlG darf ein Arbeitgeber einen Urlaubsantrag ablehnen, sofern "dringende betriebliche Belange" dies erfordern. Zu solchen Belangen gehören unter anderem ein hoher Krankenstand, ein hohes Arbeitsaufkommen, bevorstehende Fristen oder festgelegte Betriebsferien. In Ausnahmefällen ist es dem Arbeitgeber möglich, eine sogenannte Urlaubssperre zu verhängen, wodurch vorübergehend kein Urlaub gewährt wird. Sollten bereits andere Mitarbeiter für den gleichen Zeitraum Urlaub beantragt haben und kein Vertreter für Sie zur Verfügung stehen, ist es dem Arbeitgeber gestattet, Ihren Antrag zu verweigern. Familien mit schulpflichtigen Kindern genießen oft eine bevorzugte Stellung und erhalten in der Regel ihren Urlaubswunsch zuerst.

Was tun, wenn der Urlaubsantrag ignoriert wird?

Das Fehlen einer Rückmeldung bedeutet nicht zwangsläufig, dass Ihr Antrag bewilligt wurde, selbst wenn Sie alle formalen Anforderungen erfüllt haben. Eine explizite Genehmigung des Arbeitgebers ist stets erforderlich, um Missverständnisse zu vermeiden. Es ist ratsam, nachzufragen und eine klare Bestätigung einzuholen, bevor Sie Urlaub antreten, um eine mögliche Abmahnung zu verhindern.

Was können Sie tun, wenn Ihr Urlaubsantrag abgelehnt wurde?

Wenn Ihr gültiger Urlaubsantrag vom Arbeitgeber ohne Angabe eines stichhaltigen Grundes abgelehnt wurde, haben Sie die Möglichkeit, sich an das Arbeitsgericht zu wenden und Ihre Ansprüche geltend zu machen. Sollten Sie eine Reise kurzfristig geplant haben und nun keinen Urlaub bekommen, besteht unter Umständen die Option, mittels einer einstweiligen Verfügung das Recht auf Urlaub durchzusetzen, vorausgesetzt das Gericht unterstützt Ihr Anliegen. Allerdings ist Vorsicht geboten: Der Einsatz solcher rechtlichen Mittel kann das Arbeitsverhältnis belasten. Konflikte dieser Art können das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nachhaltig stören.

Wann darf mein Chef meinen Urlaub widerrufen?

Normalerweise ist es nicht zulässig, einen einmal genehmigten Urlaubsantrag zurückzuziehen. Eine Ausnahme besteht, wenn die Abwesenheit des Mitarbeiters eine ernsthafte Gefahr für das Unternehmen darstellen würde. In einem solchen Fall sind Arbeitgeber möglicherweise verpflichtet, die Kosten für eine vorzeitige Rückkehr oder sogar eine Stornierung der Reise zu tragen. Daher können Sie in der Regel davon ausgehen, dass Ihr Urlaub nicht durch einen unerwarteten Anruf aus dem Büro gefährdet wird.

Einen Urlaubsantrag zurücknehmen, geht das?

Falls Sie noch keine Genehmigung für Ihren eingereichten Urlaubsantrag erhalten haben, besteht die Möglichkeit, diesen zurückzuziehen. Sollten sich die Bedingungen am Urlaubsort aufgrund einer verzögerten Antwort ändern, beispielsweise wenn alle Flüge oder Hotels ausgebucht sind, ist es ebenfalls gestattet, den Antrag zurückzunehmen. Ist der Urlaubsantrag jedoch von beiden Parteien formell korrekt genehmigt worden und es trat keine der genannten Verzögerungen auf, wird der Antrag für beide Seiten verbindlich. Eine Änderung Ihres Urlaubsantrags ist dann nur noch mit Zustimmung Ihres Arbeitgebers möglich.

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Neuer Job, wann gibt es Urlaub?

Erst nach sechs Monaten erhalten Sie den vollen Urlaubsanspruch. Bis es so weit ist, steht Ihnen nur ein anteiliger Anspruch auf Urlaub zu. Pro Monat im Betrieb steht Ihnen 1/12 Ihres Vereinbarten Urlaubes zu. Bei einer 5-Tage-Woche liegt der gesetzliche Urlaubsanspruch bei 20 Werktagen im Jahr.

Sind Sie also beispielsweise seit fünf Monaten im Betrieb, erhalten Sie Anspruch auf 5/12 Ihres Jahresurlaubes. Dabei können Sie wie folgt rechnen: 20 (Jahresurlaubstage) : 12 (Monate pro Jahr) = 1,66 Urlaubstage pro Monat. Nun multiplizieren Sie diese Zahl mit Ihrer Betriebszugehörigkeit in Monaten. Bei fünf Monaten im Betrieb entspricht das 8,3 Tagen.

Arbeitstage pro Woche Urlaubstage pro Jahr
6 24
5 20
4 16
3 12
2 8
1 4

Krank im Urlaub, was tun?

Wenn Sie eine ärztliche Bescheinigung vorlegen, können Sie diese Ihrem Arbeitgeber übermitteln, um Ihre Urlaubstage zurückerstattet zu bekommen. Obwohl eine Erkrankung Ihren Urlaub beeinträchtigen kann, führt sie nicht zum Verlust Ihrer Urlaubstage. Es ist wichtig, dass Sie sich sofort nach Erhalt des ärztlichen Attests bei Ihrem Arbeitgeber melden. Eine nachträgliche Benachrichtigung Ihrer Firma, dass Sie erkrankt waren, ist für die Rückerstattung der Urlaubstage nicht ausreichend.

Verfällt Resturlaub, wenn Sie ihn nicht nutzen?

Der gesetzliche Urlaubsanspruch sollte grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr wahrgenommen werden. Es wird erwartet, dass der Jahresurlaub bis zum Jahresende in Anspruch genommen wird. Sollte dies aufgrund von Krankheit oder einer betrieblichen Urlaubssperre nicht möglich sein, ist es gestattet, den verbleibenden Urlaub ins nächste Jahr zu übertragen. Dieser muss jedoch bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden, ansonsten verfällt er.

Beachten Sie: Eine Auszahlung des Resturlaubs ist nicht vorgesehen, da der Urlaub der Erholung dienen soll. Durch dieses Verbot wird die Gesundheit der Arbeitnehmer:innen vor Überarbeitung geschützt.

Eine Ausnahme besteht, wenn eine Kündigung ansteht und der Resturlaub nicht mehr genommen werden kann. In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Resturlaub gemäß § 7 Absatz 4 des Bundesurlaubsgesetzes (BUrlG) finanziell zu entschädigen.

Resturlaubsanspruch bei Jobwechsel?

Wenn Sie den Arbeitgeber wechseln und noch Resturlaub haben, können Sie sich entweder für den Abbau des Resturlaubs entscheiden, eine Auszahlung beantragen oder den Resturlaub auf den neuen Arbeitgeber übertragen lassen. Sobald Sie eine dieser Optionen gewählt haben, ist es nicht möglich, eine weitere in Anspruch zu nehmen. Wenn Sie also eine Auszahlung des Resturlaubs vornehmen, können Sie diesen nicht beim neuen Arbeitgeber geltend machen.

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Gute Reise!

Es freut uns, dass wir Licht ins Dunkel bezüglich Urlaub und Urlaubsanträgen bringen konnten. Vergessen Sie nicht, Ihren Urlaubsantrag fristgerecht zu stellen, damit Ihrem wohlverdienten Erholungsurlaub nichts mehr im Wege steht. Eine wunderbare Reise wünschen wir Ihnen!

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Heiko Wohlgemuth
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